7. November 2006

[ Internet , Knowledgework und PIM ]

E-Mail Prioritäten verwenden: X-Priority

E-Mail ist ein ganz eigenartiges Medium. Wir verwenden es für fast alles: Wichtiges, unwichtiges, dringendes, nicht dringendes, handlung-erforderndes und gänzlich belangloses... Wer viel E-Mail bekommt, hat damit manchmal Schwierigkeiten: Es erfordert oft relativ großen Aufwand, Mail zu sortieren, entsprechend ihres Bezugs, ihrer Dringlichkeit, Wichtigkeit oder ihrer Nähe zu einer Handlung abzulegen und zu bearbeiten.

Die X-Priority-Headerzeile kann den Umgang mit E-Mail vereinfachen. Sie wird vom Absender einer E-Mail vergeben und kennzeichnet die "Priorität" - was auch immer das ist - einer E-Mail [1].

Viele E-Mail Clients können so eine Priorität vergeben. Normal sind fünf Stufen: "High" (1, manchmal auch: "Highest"), "Medium High" (2, manchmal auch: "High"), "Normal" (3, manchmal auch: "Medium"), "Medium Low" (4, manchmal auch: "Low") und "Low" (5, manchmal auch: "Lowest"). Manchmal findet man auch nur 3: "High" (1)", "Normal" (3) und "Low" (5).

In meinem E-Mail-Client (Becky) werden E-Mails, die eine Priorität anders als "Normal" haben, farblich gekennzeichnet. Ich habe hier mal ein Beispiel gebaut:

Anzeige von X-Priority Headerzeilen in Becky

Ich kann auch Filter konfigurieren, die E-Mail direkt nach ihrer Priorität aussortieren oder nach Priorität sortieren. (Das verwende ich nicht beim normalen Arbeiten, aber manchmal nach langen Abwesenheitszeiten, wenn sehr viel E-Mail zu bearbeiten ist.)

Ich selbst verwende Prioritätsangaben beim Versenden von E-Mail recht häufig. Mein Prinzip ist ungefähr so:

E-Mail, die nur zur Information ist, also nicht beantwortet werden muss, ist "Medium Low" oder "Low". "Low" kennzeichne ich dabei normalerweise Späße und unwichtige Sachen, "Medium Low" Dinge, die für den anderen durchaus wichtig sein können (etwa Hinweise auf Fachartikel), bei denen aber die Welt nicht untergeht, wenn er sie nicht oder nicht sofort liest.

Hohe Prioritäten, also "Medium High" (2, gelb) und "High" (1, rot) verwende ich nur bei wichtigen und dringenden Sachen, die auf jeden Fall einer Antwort bzw. einer Aktion des Empfängers bedürfen. "Medium high" steht normalerweise für "Wichtig", "High" (rot) für "Wichtig und dringend", was oft so etwas wie "Antwort am selben Tag" oder ähnliches bedeutet.

Ich habe keine straffen Regeln dafür - ich vergebe die Priorität eher aus dem Gefühl. Ich finde das auch bei mir praktisch, denn in den Threads, die der Mailclient anzeigt (bei mir werden empfangene und gesendete Mails nicht getrennt, sondern liegen im gleichen Ordner und werden in Baumstrukturen angezeigt), kann ich die wichtigen und unwichtigen Dinge gleich erkennen.

Wie macht Ihr das?

(Danke, C, für den Anstoß hierzu heute morgen.)


[1] Wenn man dieser Quelle Glauben schenken kann, hat X-Priority übrigens eine ganz interessante Geschichte:

[X-Priority] was invented much earlier, when mail actually went from one machine to another to get cross-country, sometimes on dial-up uucp links. And it was intended to priortize the transmission of mail, therefore more for the use of the MTA's than the users. In particular, X-Priority: 5 was used to indicate mail that had long lead times (like announcing a conference 6 months in advance). This mail could obviously be saved until the wee hours of the morning, when long-distance calls were cheaper. X-Priority: 1 was intended for extremely urgent mail, usually having to do with network conditions, and generally sent between sysadmins.
Trackbacks sind Links von anderen Weblogs auf diesen Eintrag.  

Servus Martin,

schöner Beitrag, vor allem der IT-historische Aspekt:-)

Zum Thema E-Mail-Bearbeitung + "Bewältigung der Mailflut" gebe ich den Leuten oft den Rat ihre Umgebung (also die Leute die, viele Mails an sie schicken) auf eine gewisse Arbeitsweise zu trimmen bzw. ein paar Regeln einzuführen.

Also z.B. einen Termin auch als solchen zu senden und eine Aufgabe als Aufgabe (vorausgesetzt die Mailsysteme passen zusammen) und eben auch klare Bedeutungen für Prioritäten zu vereinbaren.

Ansonsten gab es früher (im Papierzeitalter) dafür ein schönes Werkzeug: den Kurzbrief.

Hier konnte man blitzschnell - einfach durch Ankreuzen die wichtigsten Infos und vor allem ganz klare Aufträge/Wünsche deutlich machen.

Viele Grüße

Andreas

Andreas Weinberger am 07.11.06 20:54 #
 

Schönes System - und eigentlich ja auch sehr logisch.
Leider in meinem Umkreis nicht zu benutzen und so ignoriere ich die Prioritäts-Angaben.
Denn die meisten meiner Kunden, die mich nicht als Berater kennen und deswegen auch nicht auf mich hören (ja, das ist so, aber das ist eine andere Geschichte) haben in ihrem Outlook die Möglichkeit entdeckt, alles auf "Sehr wichtig" zu schicken. Zitat "Dann wird man wenigstens gesehen."

Christian Fischer am 07.11.06 21:37 #
 

Ich ignoriere Prioritätsangaben und setze diese auch nicht bei ausgehenden Mails. Wenn eine Mail sehr wichtig ist, so ist dies am Betreff und in den ersten Zeilen erkennbar.

Mails, die ich bekomme, markiere ich mir dann aber durchaus.

Ebenso werden per Header angeforderte Empfangs- und Lesebestätigungen ignoriert. Diese „Unsitte" ist zum Glück kaum noch verbreitet...

Carsten am 07.11.06 21:49 #
 

Ich verwalte eingehende Mails nach meinen eigenen Verfahren, wenn ich sie nicht direkt bearbeite bzw. lösche (was mit allem

Entsprechend setze ich die Prioritäten auch bei ausgehenden Mails kaum. Das können die Leute schon selbst (die Hoffnung stirbt zuletzt). Wenn ich etwas möchte, dann schreibe ich das in die Mail.

Ganz selten und bei bestimmten Empfängern kann die Priorisierung ausnahmsweise ganz nützlich sein.

Alexander Greisle am 07.11.06 23:17 #
 

Uups. Sorry.
(was mit allem unter 2 Minuten geschätzter Bearbeitungszeit passiert. Also, das Bearbeiten ;-)

Alexander Greisle am 07.11.06 23:19 #
 

Es gibt genug Spam-Filter, die Prority high Mails als Spam einstufen. Spamassassin z.B. (Sent with 'X-Priority' set to high X_PRIORITY_HIGH) gibt bei Priority high Spampunkte. Ist zwar nicht gravierend aber gut zu wissen.

Jürgen am 07.11.06 23:24 #
 

Ich verweigere mich komplett jedweder Form von Mail-Einstufung. Wenn es brennt, kann man mich auch einfach anrufen! Und unwichtige Dinge laufen über RSS oder werden gleich gelöscht.

Gerrit van Aaken am 08.11.06 09:42 #
 

Die meisten werden wohl Prioritätsangaben ignorieren - die einen, wie einige Vorredner, aus Wissenheit und/oder weil sie (wie ich auch) nach GTD arbeiten, die anderen, weil sie es gar nicht wissen (wie viele Kunden oder Kontakte können Priorität: high überhaupt erkennen bzw. erfassen diese?).
"Priorität: high" heißt für mich, dass der Absender mich für zu dumm hält, die Wichtigkeit eienr Mail schnell genug zu erfassen bzw. (im besseren Fall) dass er zu dumm ist, das kurz und knapp, z. B. mit Hilfe von "Termin" oder "Dringend" im Betreff (aber bitte nicht nur diese Wörter) klar zu machen.

Kossatsch am 08.11.06 09:54 #
 

Ich kann die Argumentationen in Richtung "Ich kann die Dringlichkeit auch aus dem Text / Betreff der Mail erfassen" nicht richtig nachvollziehen: Die Priorität ist für mich ein zusätzlicher Hinweis auf die Bedeutung einer Mail.

So, wie ich in anderer Kommunikation auch mit anderen Zeichen im Kontext Hinweise darauf gebe, wie ich etwas meine - Ich sage nicht nur "Es brennt.", sondern schreie "ES BRENNT!!" und fuchtele mit den Armen; ich gebe nicht einfach nur jemandem stumm einen Artikel, "Hier: ein Artikel", sondern sage etwas wie: "Hier ist was zu lesen, das ist bestimmt interessant, aber nicht wichtig oder dringend." - kann ich es mit der Prioritätsangabe dem Empfänger einfacher machen, die Mail gleich richtig zu erfassen - egal, ob er nach GTD, anders, oder gar nicht organisiert ist.

Mir hilft das, in einer Mailbox von 10 neuen Nachrichten gleich als erstes die mit dem roten Bapperl nehmen zu können, ohne die Betreffzeilen überfliegen und interpretieren oder gar in die Mails reingucken zu müssen.

Martin Röll am 08.11.06 10:57 #
 

> (bei mir werden empfangene und gesendete Mails
> nicht getrennt, sondern liegen im gleichen Ordner
> und werden in Baumstrukturen angezeigt)

Interessant, ich mache das auch so (mit Thunderbird, jede Mail, die rausgeht, geht als bcc an mich selbst). Ich kenne aber außer Dir niemanden, der so verfährt.

Leider bildet Thunderbird die Threads anscheinend durch eine Auswertung von Datum und Subject, References oder In-Reply-To wird ignoriert, was dazu führen kann, dass Mails im falschen Thread landen. Wie macht Dein Programm das?

Markus am 08.11.06 11:22 #
 

> Mir hilft das, in einer Mailbox von 10 neuen
> Nachrichten gleich als erstes die mit dem
> roten Bapperl nehmen zu können, ohne die
> Betreffzeilen überfliegen und interpretieren
> oder gar in die Mails reingucken zu müssen.

Das hängt vielleicht auch stark vom Umfeld ab. Ich bekomme genug Mails von Menschen, die per Default als Prio Hoch schicken. Grundsätzlich. Damit ist für mich dieses Ordnungskriterium nicht mehr nützlich.

Ich gehe tatsächlich nach der Kombination Absender (Kunde > Koop-Parter > Freunde > Unbekannt, so ungefähr) und Betreff. Bei längerer Abwesenheit fange ich mit den neuesten an.

Alexander Greisle am 08.11.06 11:45 #
 

Markus: Becky macht das über die Msg-ID und die "In-Reply-To:"-Zeilen, wenn ich das richtig weiß. Das ist immer absolut zuverlässig. Nur bei Leuten, die bestimmte Versionen von MS Outlok verwenden geht das schief, weil die keine In-Reply-To-Zeilen schicken. Man kann aber mit zwei Klicks (bzw. per Tastaturshortcut) manuell threaden. So kann man z.B. auch zusammenhängende E-Mails, die aber technisch nicht zum selben Thread gehören, zusammen anordnen.

Man muss auch nicht per BCC an sich selbst schicken - man konfiguriert einfach den Ordner auf "Moved replied messages to this folder instead of 'Sent' box."

Martin Röll am 08.11.06 11:53 #
 

Hallo,

für GMail gibt es da ein Plugin, deren Entwickler sich mal über Get Things Done den Kopf zerbrochen haben:
http://www.gtdgmail.com/

Es sah mir zwar interessant aus, aber ich nutze das nicht.

Gruß, Thomas

Thomas Hofmann am 08.11.06 14:26 #
 

Martin:

Becky macht das über die Msg-ID und die "In-Reply-To:"-Zeilen, wenn ich das richtig weiß. Das ist immer absolut zuverlässig. Nur bei Leuten, die bestimmte Versionen von MS Outlok verwenden geht das schief, weil die keine In-Reply-To-Zeilen schicken.

Ah, mal wieder Gelegenheit zum MS-Bashing ;-)

In den betreffenden RfCs sind Msg-ID:-, References:- (hier liegen die eigentlichen Informationen des Threads) und In-Reply-To:-Header schon lange definiert. Outlook Express, das auch eine Newsreader ist, muss diese Header interpretieren können, da Newsgroups ohne Threading keinen Spaß machen.

Bei Outlook (ohne Express) hingegen ist dieser Standard ignoriert und etwas ganz neues erfunden worden: Thread-Topic:- und Thread-Index:-Header.

Outlook ist übrigens in Mailinglisten berüchtigt dafür, References:-Zeilen ab einer gewissen Länge zu kappen und damit das Threading kaputt zu machen.

Um noch etwas zum eigentlichen Topic zu zu sagen: Ich gehörige auch zu den Verächtern fremder Prioritätsangaben.

Tim Schlotfeldt am 08.11.06 18:55 #
 

Okay, als zusätzliches Merkmal ist Priority nicht übel, das Problem ist nur (oder kann es sein), dass Priority nicht unbedingt von allen Programmen gelesen bzw. genutzt werden kann (ich denke da zum Beispiel an AK-Mail oder an KMail), ganz abgesehen von diversen Einstellungen (siehe weiter oben), die verhindern, Priority zu erkennen oder zu setzen. Es hilft nicht, zu schreien ES BRENNT, und das Gegenüber hat Stöpsel in den Ohren, oder er/sie ist taub...

Kossatsch am 08.11.06 21:19 #
 

Es gab eine Zeit, in der ich gnadenlos sämtliche Mails mit high und low priority habe filtern lassen, weil es entweder Spam war oder unwichtige Witzischkeiten. In der Zeit, als ich das so gefiltert habe, habe ich keine einzige wirklich wichtige E-Mail verloren.

Ich selbst verwende keine Prioritäten, weil ich meine E-Mails so schreibe, dass mein Anliegen auch deutlich wird, ohne dass ich einen roten Punkt auf die Mail klebe. Und ich wähle einen aussagekräftigen Betreff, in dem das Wort "wichtig" nur ausnahmsweise auftaucht. "Eilt" kommt da schon eher vor.

Auf der anderen Seite reagiere ich manchmal leicht vergrätzt, wenn mir Leute ihre eigenen Prioritäten -- die sich ja mit meinen überhaupt nicht decken müssen -- aufs Auge drücken. Denn das, was andere mir als "wichtig" schicken, ist in einer großen Zahl der Fälle nach meiner Einschätzung am unteren Ende meiner Prioritäten-Skala angesiedelt.

Matthias Kryn am 09.11.06 00:14 #
 

Ja, genau aus dem Grund verwende ich hohe Prioritäten eher sparsam, niedrige aber häufiger.

Martin Röll am 09.11.06 07:08 #
 

Sind wir mal ehrlich- jede mail, die ich mit Prioritäten senden kann, wird auch hoch priorisiert. Wenn mein Chef wüsste, dass ich mit Prio1-mails anders umgehe, als mit "low", wären alle mails grundsätzlich rot markiert... ;)
Ich verwende priorisierte e-mails wirklich nur, wenn es wichtig ist (subjektiv natürlich), aber der Reiz ist wahrscheinlich schon da, die mail "höher zu stufen", wenn ich weiss, ich bewirke auf der anderen Seite etwas...

Rüdiger Grimm am 09.11.06 11:02 #
 

Wie Martin schon sagte High Prio Mitteilungen sind ab und zu nützlich als extra Signal. Ich filtere aber zuerst auf Absender.

Ich habe auf der Empfangseite auch mal mit SNARF gespielt. Ein Outlook add-on von Microsoft Research, der E-mail sortiert nach Absender und zwar so das es dein E-mailverhalten spiegelt. Also leute mit denen man viel e-mail austauscht kommen weiter vorne in der Liste. Mann kan dass dan auch umgekehrt betrachten, es sind ja oft auch die Mails von einem neuen Absender die gerade interessant sind. Grundidee ist dein E-mail so zu ordnen wie es dein Kommunikationsmuster entspricht.
Funktioniert fuer mich aber ueberhaupt nicht, weil ich mein E-mail auf mein Handy empfange oder per Webmail unterwegs, und schon alles bewertet habe bevor ich zuHause dann mal wieder Outlook hochfahre.

Ton

Ton Zijlstra am 09.11.06 12:56 #
 

Wenn mir jemand eine Mail mit hoher Wichtigkeit sendet, finde ich das eigentlich ziemlich unverschämt. Für wie wichtig ich eine Mail halte, kann er getrost mir überlassen. Die Wichtigkeit einer Nachricht aus meiner Perspektive ergibt sich aus dem Kontext, in dem ich diese sehe, nicht aus dem Kontext, den der Absenders gerade sieht.

Vielleicht bin ich empfindlich, aber ich halte das für überflüssiges Poltern - ähnlich wie dreifache Ausrufungszeichen, Dauergroßschrift oder HTML-Unterstreichungen.

schulten am 10.11.06 23:08 #
 

Hallo Martin,

ich hatte vor ein paar Tagen hier einen Kommentar geschrieben, dass 1) nach GTD keine Prioritäten verwendet werden und 2) so ein System nur funktioniert, wenn alle mitmachen, und Dich gleichzeitig gefragt, wieviele der Mails, die Du bekommst, entsprechend markiert sind. Ich hatte vermutet, dass es wenige sind, und bin zu dem Schluss gekommen, dass in diesem Fall wohl auch wenige Leute mit Deiner Markierung etwas anfangen können.

Der Kommentar ist inzwischen gelöscht. Gibt es da einen Grund? Er schien mir weder unverschämt, noch gänzlich dumm...

Und falls es daran liegt, dass ich eine @nospam.com Emailadresse angegeben habe: Ich bin leider grundsätzlich nicht mehr bereit, eine Emailadresse rauszugeben, auch wenn mir der Seitenbetreiber versichert, diese nicht weiterzugeben. Woher soll ich wissen, dass Deine Seite gut gegen Hacker gesichert ist? Ich bin in dieser Hinsicht schon einmal böse auf die Schnauze gefallen... Jetzt gebe ich diesmal halt eine Emailadresse an, die es zwar gibt, die ich aber nie lese, da sie halt nur für Spammail verwendet wird. Besser?

David am 11.11.06 10:42 #
 

David: Beim Löschen von Spam sind mir hier irrtümlich auch andere Kommentare rausgeflogen, die ich manuell rekonstruiert habe. Dabei muss mir Deiner durch die Lappen gegangen sein. Ich versuche, den wiederzufinden. Tut mir Leid.

schulten:

Wenn mir jemand eine Mail mit hoher Wichtigkeit sendet, finde ich das eigentlich ziemlich unverschämt. Für wie wichtig ich eine Mail halte, kann er getrost mir überlassen.

Hach, Subjektivität. So eine Prioritätsangabe sagt doch lediglich, dass _der Absender_ die Mail für wichtig hält. Was Du damit machst, bleibt völlig Dir überlassen.

Martin Röll am 11.11.06 12:52 #