5. Oktober 2005

[ Consulting , Management , Strategie ]

Business Week über Arbeitszeit, Management, Collaboration, Blogs und Wikis

Die Business Week hat eine interessante aktuelle Titelgeschichte: "The Real Reasons You're Working So Hard... and what you can do about it" (via Lilia Efimova):

Im Kern beschäftigt er sich mit Veränderungen im Management: Ausgehend von der Beobachtung, dass sich die Arbeitszeiten amerikanischer Angestellter seit 1980 stark gestiegen sind, stellt er fest, dass Organisationen heute neue Prozesse brauchen - und auf der Ebene der Mitarbeiter auch schon haben -, aber die alten Prozesse und Strukturen, auf Ebene des Managements, noch nicht losgeworden sind.

The problem, in a nutshell-to-go is this: Succeeding in today's economy requires lightning-fast reflexes and the ability to communicate and collaborate across the globe. Coming up with innovative ideas, products, and services means getting people across different divisions and different companies to work together. (...) Unfortunately, the communication, coordination, and teamwork so essential for success these days is being superimposed on a corporate structure that has one leg still in its gray flannel suit.
Lowell Bryan, a McKinsey & Co. director: "Professionals are still being managed as if they were in factories, in organizations designed to keep everybody siloed. At less well-run companies, you're struck by how frustrated people are. They work like dogs and are wasting time."

Der Artikel geht dann darauf ein, wieviel Zeit heute mit E-Mails und anderer Kommunikation und Meetings verbracht - oder "verschwendet" wird.

Fully 25% of executives at large companies say their communications -- voice mail, e-mail, and meetings -- are nearly or completely unmanageable. That's according to a new McKinsey survey of more than 7,800 managers around the world. Nearly 40% spend a half to a full day per week on communications that are not valuable.

Hier stecken einige interessante Gedanken: Vielleicht sind die vielen Meetings ein Relikt aus alten, industriellen Zeiten. Der Artikel stellt das als These hin:

There is hope, however, and the promise of at least partial liberation from the tyranny of time constraints. Why? Because the long-term interests of individuals and smart companies are aligned. To compete, successful corporations will have to make it easier and less time-consuming for their employees to collaborate. They will learn how to live with fewer time-sapping meetings and unnecessary feedback loops -- or find themselves outrun by more nimble competitors. The eventual result: less frustration for knowledge workers.
Klingt gut. Ob's stimmt?
  • Ja: Die Information, die von Leuten "unten" produziert wird, wird von denen "oben" eh schon nicht mehr gelesen. Die Leute nehmen sich gegenseitig die Zeit weg: Der Produzierende hat eigentlich keine Zeit, den Report zu schreiben und der Obere hat keine Zeit, ihn zu lesen. Ansatz: Analysieren, ob welche Berichte überhaupt gelesen werden. Schauen, welche Schäden aufgrund von Berichte-Nicht-Lesens aufgetreten sind.
  • Nein: Kontrolle ist eine Kernaufgabe des Managements. Ohne Kontrolle lässt sich keine Führung durchsetzen. Die Mitarbeiter würde führungslos, unkoordiniert und damit nicht für die Organisation produktiv arbeiten.

In einem Einschub geht der Artikel dann auf Weblogs und Wikis in der Organisation ein und stelt sie als Werkzeuge vor, mit denen Mitarbeiter sich selbst koordinieren können und von zentralisierter Koordination unabhängig werden.

Das ist einer der interessantesten Punkte und einer, der in meiner Beratungsarbeit in den letzten Monaten immer öfter auftaucht. Immer öfter stellen sich Klienten die Frage, wo sie bisher zentralistisch geführte Informationsflüsse dezentralisieren können. Nicht, weil Ihnen Dezentralität plötzlich gut gefallen würde, im Gegenteil! (Zu dezentralen Blog/Wiki-Konzepten kommen immer auch zentralistische Aggregations- und Verzeichnis-Ideen dazu - und das ist auch gut und richtig so.) Die vorhandenen Informationskanäle sind schlicht zu voll.

Für mich - als jemanden, der an die Fähigkeit von Mitarbeitern glaubt, sich selbst organisieren und steuern zu können - ist der Gedanke plausibel, den Mitarbeiter sich seine Informationsquellen selber suchen zu lassen, anstatt ihn durch zentrale Kanäle zu "füttern". Angesichts der vielen Information, der Mitarbeiter heute ausgesetzt sind, gibt es vielleicht ohnehin keine andere Möglichkeit mehr. Aber selbst wenn man sich dem Gedanken so radikal nicht anschließen will, stellt sich immer die Frage, wie man Mitarbeiter von unnötiger Information und Kommunikation entlasten kann. Versucht man, diese Fragen zentral zu entscheiden, stößt man schnell an Grenzen.

Wie könnte man vorgehen? Zwei Ansatzpunkte, die ich mir aus dem Artikel heraus greife:

  1. Feedbackschleifen: Welche Feedbackschleifen sind nötig? Welche Berichte werden nie gelesen? Welche Berichte sind nicht handlungsrelevant?

  2. Meetings: Welche Meetings werden mit welchem Zweck abgehalten? Gibt es "Informationsmeetings"? Wie laufen die ab? Woher kommt die Information? Wer bringt sie? Wie wird sie dokumentiert? Wie zeitkritisch ist sie? Kann sie anders verteilt werden?

Bei solchen Analysen kommt man möglicherweise auf die Lösung, dass Weblogs oder Wikis nützlich sein können. Sie bilden Entwicklungen, die wir in den Prozessen von Organisatinen sehen können, ab.

Wenn Kunden so herangehen, gefällt mir das immer am besten: Mit einem Ausgangspunkt von einem konkreten Problem: "Wir bekommen zu viel E-Mail." "Wir verbringen zu viel Zeit in sinnlosen Meetings." "Wir wollen effektiver werden." Ich helfe dann, gute Lösungen zu finden und schaue natürlich besonders auf Weblogs/Wikis/Social Software. Solche Projekte sind viel, viel besser als "Wir wollen jetzt Wikis einführen"-Projekte. Aber dazu werde ich noch oft genug schreiben. ;-)

Nochmal knapp zusammengefasst:

  • Leute bekommen zu viel Mail und sitzen in zu vielen Meetings. Sie haben ihre Kommunikation kaum noch im Griff.

  • Die Ursache liegt unter anderem in nicht mehr angemessenen Managementprozessen. Feedbackschleifen und Meetings müssen auf die Probe gestellt werden.

  • Weblogs und Wikis können helfen, Information flexibel dezentral zu verteilen und so zentrale Kanäle zu entlasten.

  • Damit steigt die Produktivität der Mitarbeiter und damit die der Organisation.

Zum Artikel gibt es auch einen Audiobeitrag ("Podcast") mit einem Gespräch mit dem Autor des Artikels, der durchaus hörenswert ist.

[Nachtrag] Jochen Robes mit anderen Schwerpunkten.
[06.10.05] Notiz im Burnout-Blog.

Trackbacks sind Links von anderen Weblogs auf diesen Eintrag.

...und was man dagegen tun kann. Interessante Anregungen auf Business Week Online. Während ganz Deutschland Harald Schmidt, heute journal oder 9live schaut, verlassen Sie das Büro, gehen ins menschenleere Parkhaus zu Ihrem schicken Wagen. ...

work.innovation Blog: Hart arbeiten… (09.10.05 15:50)

Kriegen Sie durch die Erfassung von Arbeitszeiten endlich den Überblick über die Tätigkeiten Ihrer Mitarbeiter, den Sie schon immer brauchten, oder lernen die endlich kennen, wie viele unbezahlte Überstunden sie für Sie erbringen? ...

Kalyxo denkt: Arbeitszeiterfassung - Gut oder schlecht für Unternehmer? (02.11.05 22:57)

 

Hallo Martin,

da ist schon deine Zusammenfassung lesenswert und aufschlußreich. Nur der Satz "Sie haben ihre Kommunikation kaum noch in den Griff." klingt vielleicht anders formuliert nicht so fremd.

viele Grüße, Thomas

Thomas Hofmann am 06.10.05 11:35 #
 

Ist korrigiert. Danke.

Martin Röll am 06.10.05 12:03 #
 
Der Artikel geht dann darauf ein, wieviel Zeit heute mit E-Mails und anderer Kommunikation und Meetings verbracht - oder "verschwendet" wird.

Diese dpa Meldung(die Orginalumfrage konnte ich nicht ausfindig machen) bestätigt deine Aussage übrigens außerordentlich gut.

Gute Aussichten für dich, Martin: In nächster Zeit dürfte die Nachfrage nach Consulting rund Knowledge Blogs steigen ;-)

Mazze am 23.06.06 10:12 #
 

Ja, interessant, nicht? Genau über dieses Thema habe ich mich heute morgen unterhalten. Ich schreibe später noch was dazu. Danke!

Martin Röll am 23.06.06 15:07 #
 

dpa resp. TNS Emnid gibt gleich auch nen Supertipp: "Statt Termine umständlich per E-Mail zu vereinbaren, sollten die Menschen wieder öfter telefonieren."

Rainer am 25.06.06 01:54 #
 

Zu eben diesem Thema habe ich in Deutschland im November 2005 eine große Umfrage durchgeführt, die im Summary auf meiner Website verfügbar ist. Sie wurde außerdem in vielen Medien ausführlicher dargestellt. Kontakte & Gespräche zu diesem Thema interessieren mich außerordentlich. FM Hein, Berlin

Frank Martin Hein am 30.08.06 16:00 #