17. Dezember 2004

[ Hacks , Knowledgework und PIM ]

Aufgabenanzeige in Microsoft Outlook anpassen

(Abstract: A hack for Microsoft Outlook similar to one developed by Michael Hyatt which filters the list of tasks displayed in the calendar-view of Microsoft Outlook. German entry follows, English explanations at the bottom.)

Eins meiner Lieblingstools ist die "Outlook Heute"-Sicht von Microsoft Outlook, das ich auf meinem TabletPC als Kalender, Adressbuch und Aufgabenverwaltungssytem einsetze. Sie zeigt mir die Termine des aktuellen Tages und der folgenden 5 Tage kombiniert mit der nach Fälligkeitsdatum und Priorität sortierten Aufgabenliste an.

Was mich an der Sicht immer störte, war dass in der ToDo-Liste alle unerledigten Aufgaben erschienen, auch die, die gar nicht aktuell waren, also ein "Beginnt am"-Datum hatten, das in der Zukunft lag. Außerdem wurden Aufgaben ohne Fälligkeitsdatum immer ganz oben oder ganz unten einsortiert, was ihnen nie richtig gerecht wurde.

Meine Herbstreise hat mir jetzt den Anstoß gegeben, mein persönliches Aufgabenverwaltungs- und "Was will ich tun"-System neu aufzusetzen. Ich verwende dabei den "Getting Things Done"-Ansatz von David Allen (der übrigens auch bloggt) - ich bin mit ihm noch nicht ganz vertraut und noch weit von einer vollständigen Implementierung entfernt, aber um die geht es hier auch nicht.

Ein wesentliches Element des Ansatzes ist es, 1) alles was in unter zwei Minuten zu erledigen geht sofort zu erledigen und 2) alles andere aufzuschreiben. Es werden also konsequent Aufgabenlisten angelegt, die nach Kontexten unterteilt werden. Für mein Outlook hieß das, dass zwar die "Aufgaben"-Ansicht noch benutzbar war, weil man sie nach Kategorien gliedern und umfangreich filtern kann, die "Outlook Heute"-Ansicht, wie gesagt bisher eins meiner wichtigsten Instrumente, ob der Fülle der neuen Elemente praktisch unbenutzbar wurde.

Bei Michael Hyatt hatte ich einen Hack für die Kalenderansicht gefunden, der sehr vielversprechend aussah. Mit seinen Einstellungen wird die Aufgabenliste an der Seite des Kalenders nach Kategorien gegliedert und so gefiltert, dass nur heute fällige oder überfällige Aufgaben angezeigt werden. Das funktionierte auch prächtig, reichte mir aber nicht.

Ich will, dass alle aktuellen Aufgaben (d.h. Aufgaben, die heute beginnen oder schon begonnen haben) angezeigt werden, nicht nur die heute fälligen. Dazu sollen die heute erledigten Aufgaben auch angezeigt werden. Wie bei Michael sollen Aufgaben, die noch nicht begonnen haben ("Beginnt am"-Datum liegt in der Zukunft), nicht angezeigt werden. Und in der Vergangenheit erledigte Aufgaben natürlich auch nicht.

Wie Michael kann ich nun sagen: It took a good amount of effort to get the filter set correctly., denn das Anlegen der einzelnen Filter funktioniert in Outlook zwar relativ komfortabel, die logischen Beziehungen darf man in einem Code-Wust danach aber selber modellieren.

Here we go:

("DAV:isfolder" = false AND "DAV:ishidden" = false) AND (("http://schemas.microsoft.com/mapi/id/{00062003-0000-0000-C000-000000000046}/81040040" <= 'heute' OR "http://schemas.microsoft.com/mapi/id/{00062003-0000-0000-C000-000000000046}/81040040" IS NULL) AND ("http://schemas.microsoft.com/mapi/id/{00062003-0000-0000-C000-000000000046}/81010003" = 0 OR "http://schemas.microsoft.com/mapi/id/{00062003-0000-0000-C000-000000000046}/81010003" = 1 OR %today ("http://schemas.microsoft.com/mapi/id/{00062003-0000-0000-C000-000000000046}/810f0040")%))

And now in English: Please first read Michael Hyatt's entry on his hack for Outlook. He explains where to put the code and what it is used for. My hack differs in a slight way: Michael's code lets anything with a due date less than or equal to today (...) show up on the list. Mine lets anything current (that is: items that have a start date of today or earlier and are due anytime) show up. The rest is similar to Michael's listing.

I have only tested this on my own Tablet PC running a German version of Outlook 2002. You probably need to change the word "heute" in the code to "today" if you run an English version to make it work.

Let me know if if works for you (or if it doesn't) and what other ideas you have for making Outlook a better personal tool. I am especially interested in people that have hacked Outlook to make it work well with David Allen's "Getting Things Done"-methodology. I have collected some links about GTD on del.icio.us. Note that I only use Outlook as Calendar, Address Book and to handle ToDo-Lists, not for E-Mail!

Bonus Link: Managing GTD Projects in Outlook which doesn't really work for me (process-wise, not technically). I will describe how I do it later - once I have figured it out. :-)

Trackbacks sind Links von anderen Weblogs auf diesen Eintrag.  

Vielen Dank für diesen Beitrag, der bringt mich um einiges weiter. Eigentlich wollte ich mir Outlook heute anpassen, doch dieser Ansatz hilft mir auch.
Ich wollte den Code auch gleich ausprobieren, doch leider bekomme ich einen Fehler "Fehler beim Parsen vom SQL Code". Ich verwende Outlook 2003 in deutsch. Haben Sie einen Tipp für mich woran es liegen könnte?

Marianna am 21.06.05 10:21 #
 

Ich glaube den Fehler gefunden zu haben. In der vierten Zeile des Codes fehlt vor der URL ein ". Mit dem so geänderten Code kommt zumindest keine Fehler mehrt - aber es erfolgt auch keine Filterung :-(

Marianna am 21.06.05 10:29 #
 

Vielen Dank! Ich habe den Code oben korrigiert. Warum bei Dir dann die Filterung nicht mehr funktioniert, kann ich leider nicht nachvollziehen.

Martin Röll am 21.06.05 10:56 #
 

So nochmals ich (zum letzten Mal). Ich habe die zwei Codes (von hier und von Michael Hyatt) verglichen und folgenden daraus gemacht:

("DAV:isfolder" = false AND "DAV:ishidden" = false) AND ((("http://schemas.microsoft.com/mapi/id/{00062003-0000-0000-C000-000000000046}/811c000b" = 0 AND ("http://schemas.microsoft.com/mapi/id/{00062003-0000-0000-C000-000000000046}/81050040" IS NULL OR "http://schemas.microsoft.com/mapi/id/{00062003-0000-0000-C000-000000000046}/81050040"

Damit werden mir nun alle Aufgaben die bereits begonnen haben, heute fällig sind oder keine Fälligkeitsdatum haben angezeigt. Außerdem nur die Kagorien "Nicht begonnen" und "In Bearbeitung" - warum auch immer. Das hilft mir eigentlich soweit weiter.

Vielen Dank nochmals für den Beitrag.

Marianna am 21.06.05 11:04 #
 

Gibt es eine Möglichkeit die Outlook Heute Seite dahingehend zu ändern, dass die Kalender Eintragungen nicht nur den Wochentag sondern auch das Datum anzeigen? Hintergrund ist, dass ich durch Registry Änderung 30 Tage anzeigen lasse.

Jochen Söldner am 27.10.05 19:33 #
 

Nur ganz, ganz wenig googeln führt einen hierher. Dankeschön.

Martin Röll am 28.10.05 09:13 #
 

Ich habe in der Tat das selbe Problem und war daher ganz froh, diesen Hack gefunden zu haben. Ich habe es daher gleich ausprobiert und wunderbar, meine Aufgaben waren so gefiltert, wie ich es gerne hätte (also Aufgaben, die noch nicht angefangen haben, werden nicht angezeigt). Allerdings, wenn ich dann wieder auf meine Outlook heute Ansicht zurückwechsele, werden wieder alle Aufgaben angezeigt. Wie kann ich denn mein Outlook 2003 Professional Enterprise dazu bringen, die Ansicht auch für Outlook heute zu übernehmen?

Niels Becker am 08.12.05 16:32 #
 

Geraten: Einfach "Übernehmen" geht nicht. Mnn muss vermutlich die "Outlook Heute" Seite selbst ändern.

Martin Röll am 08.12.05 16:40 #
 

Genau so einen Hack habe ich für Outlook gesucht, nur leider funktioniert er nicht bei mir.
Wenn ich den oberen Code eingebe, kommt zwar kein Fehler, aber es ändert sich auch nichts an der Ansicht. Dagegen kommt der Fehler "Fehler beim Parsen von SQL-Text" wenn ich den unteren Text eingebe. Ich benutze Outlook 2003. Irgendeine Idee?

Roland am 11.12.05 09:26 #
 

Hallo,
ich habe mal eine Frage. Ist es möglich die Aufgabenliste bzw. die Aufgaben einfach in den Kalender zu verschieben. Sprich, das der Kalender und die Aufgaben zusammen stehen? Ich denke nicht, oder irre ich mich da?! Danke schonmal im Voraus!

Stefanie am 10.05.06 11:10 #
 

In Outlook 2002 steht die Aufgabenliste per Standard rechts neben dem Kalender, wenn man sich in die Kalenderansicht begibt. Wenn nicht, lässt sie sich durch Drag-and-Drop vom rechten Bildschirmrand "reinziehen".

Martin Röll am 10.05.06 14:23 #
 

Hallo,
will und muss jetzt von Palm auf Outlook 2000 umsteigen und stoße genau auf das Problem mit der Ansicht bei den Aufgaben. Vorher war das einfach, da konnte ich wählen, dass nur fällige angezeigt werden sollen, und mehr will ich gar nicht.
Sie scheinen aber auch dafür eine Lösung zu haben (hört sich zumindest so an). Mein Versuch, diese umzusetzen, scheitert aber schon daran, dass ich als Outlook-Neuling nicht weiß, wo ich den SQL-Code eingeben kann. Da hat mir leider auch die Site von Michael Hyatt nicht weitergeholfen. Liegt das an mir (vmtl.) oder evtl. an der Version von Outlook?
Wäre super, wenn ich Hilfe bekäme. Vielen Dank jedenfalls schon mal.

Gruß Johannes

Johannes am 31.07.06 17:52 #
 

Bei mir ist das: "Ansicht anpassen" - "Filter" - "SQL".

Martin Röll am 31.07.06 18:01 #