9. Dezember 2004

[ Business Weblogs , Intranets , Knowledgework und PIM ]

Mitarbeiter-Journale mit Blogs

Heute rede mal nicht ich, sondern Kristian Köhntopp:

Bei meinem Arbeitgeber ist es verpflichtend, ein Daily zu schreiben. Im Daily schreibt man auf, was man an diesem Tag an persönlichen Zielen erreicht hat, und notiert weitere Dinge, von denen man glaubt, daß sie interessant sein können.
Für alle, die noch in deutschsprachigen Unternehmen arbeiten: Ein Journal. Ein Tagesbericht. Eine Kladde.
Das Daily sendet man an seine Peers (als Teamleiter also an alle Teamleiter unter demselben Abteilungsleiter), upstream (also an den Abteilungsleiter) und an alle Leute, die man im Daily erwähnt hat (also an alle Leute, mit denen man an diesem Tag zu tun hatte). Außerdem kann jeder das Daily von jedem Kollegen anfordern, wenn er möchte.

Da im Daily nicht nur die Sachen stehen, die einen angehen, sondern auch die Sachen, die der andere an diesem Tag sonst noch so gemacht hat, bekommt man einen recht schnellen und überraschend effektiven Informationsfluß hin.

Genug zitiert. Bisher wurden die Dailies per E-Mail getauscht, was funktionierte, aber nicht wahnsinnig komfortabel war. Dann haben sich die Geeks einen Wiki mit Mail-Funktion genbaut, was besser, aber immer noch nicht toll war.

Und nun gibt es ein Weblog, in dem 12 Kollegen der gleichen Abteilung gemeinsam ihre Dailies ablegen. Interessant dabei: Es werden nicht die kompletten Tagesberichte als Einträge abgelegt, sondern einzelne Punkte des Berichts:


# Jeder Zeile im alten Daily ist ein Eintrag im itblog. Auf diese Weise bekommt man unterschiedbare URLs für jeden Punkt
# Jeder Ergebnisbereich bekommt eine Kategorie. Auf diese Weise lassen sich Sparten gezielt selektieren und ausfiltern.
Hierarchische Kategorien bilden Delegationen direkt ab. Mehrfache Kategorien pro Eintrag erlauben gemeinsame Einträge.

Nun bekommt die Abteilung die weblog-typischen Vorteile:

# Die Dinger sind kommentierbar.
# Wir lehren die Kollegen, Entry und Extended Entry zu unterscheiden. So sind auch längere Texte möglich, wenn man es wünscht.
# RSS läßt den Lesern freie Wahl bei der Weiterverarbeitung.
# Mehr Zusammenschau - man sieht mehr Dailies, und bekommt so mehr Streuinformation.

Schon jetzt lassen sich, so berichtet Kristian, positive Effekte sehen: Leute schreiben längere, nützlichere Einträge als vorher.

Kristian schreibt weiter:

Mal sehen, ob das Werkzeug abteilungsweit angenommen wird. Eigentlich aber ein leichter Fall: Das Bloggen ist bei uns sowieso schon seit Jahren Bestandteil der Firmenkultur, und jetzt wird nur ein besseres Werkzeug dafür installiert.

Es gibt eine Menge vor allem ingenieursgeprägte Firmen, in denen "Bloggen" in Form des Schreibens von "Dailies", Tagesberichten oder Journalen Bestandteil der Firmenkultur ist. Hier ist es leicht, Weblogs als Tool für das Erfassen, Speichern und Verteilen der Informationen einzuführen. Und wie man sieht: Es funktioniert und schafft zusätzlichen Nutzen.

Danke für das Beispiel! Mögen noch viele weitere Unternehmen solche Systeme aufsetzen! (Ja, ich helfe gerne. ;-))

Trackbacks sind Links von anderen Weblogs auf diesen Eintrag.

Via Martin Roell kommt eine Geschichte von Kristian Köhntopp, über Weblogs in der Firma. Es handelt sich hier um eine Firma wo Mitarbeiter schon täglich Tagesberichte schrieben, und per E-mail verbreiteten an Peers (Karsten: als Teamleiter also an alle...

Interdependent Thoughts: Mitarbeiter berichten per Blog (09.12.04 10:43)

Martin Röll zitiert einen MA einer Firma - Köhntopp -, der über den Einsatz von Intranetblogs berichtet. Gutes Beispiel für die Nutzung elektronischer Medien. Allerdings tut mir einen Gefallen Leute: Wenn Ihr schon mit Intranet-Blogs liebäugel...

MEX Blog: E-Business entdeckt Intranet-Dailies (09.12.04 12:01)

In Martin Rölls immer lesenwerten Weblog faszinierte mich ein Beitrag über den Einsatz von Weblogs im Unternehmen: Die Mitarbeiter schreiben täglich auf, welche Ziele sie erreicht haben, und sorgen so für Transparenz im Team. Ich glaube, ich würde...

lernpfade: Transparenz ist machbar, Kollege (10.12.04 18:03)

n Martin Rölls immer lesenwerten Weblog faszinierte mich ein Beitrag über den Einsatz von Weblogs im Unternehmen: Die Mitarbeiter schreiben täglich auf, welche Ziele sie erreicht haben, und sorgen so für Transparenz im Team. Ich glaube, ic...

A2O — Business pur: Warum Kontrolle mit teutschem K Gift für ein Team ist (12.12.04 16:02)

 

Hört sich ja schön und gut an, aber wie bringt man ältere Mitarbeiter dazu, auch in ein Blog ihre Berichte abzuliefern? Alte Strukturen, Emails sind nur eine verbesserte Form von normalen Berichten auf Papier, so einfach zu streichen und dann alle auf Blogs trimmen, würde soetwas funktionieren? Gibt es dazu Erfahrungswerte? Schließlich will ein 40-60 Jähriger sich nicht wirklich mit Kommentaren, RSS und Weblogsoftware beschäftigen (denke ich mir zumindest).

Philipp am 09.12.04 10:35 #
 

A) Du würdest Dich wundern, was "ältere Mitarbeiter" (ich kenne ein paar 40-jährige, die jetzt beleidigt wären) können.
B) Muss er ja nicht. Zeig ihm die Eingabemaske oder gib ihm ein Offline-Blogging-Tool oder (für die ganz einfachen Sachen) eine Mail-Schnittstelle und das geht. Einen Text in eine Textarea zu schreiben und ein paar Kategorie-Checkboxen anzuklicken kann auch Dein "älterer Mitarbeiter".
C) "einfach streichen und dann alle auf Blogs trimmen" funktioniert natürlich nicht. Aber das will ja auch keiner.

Martin Röll am 09.12.04 10:56 #
 

Das ganze kann aber auch ganz schnell in "Information Overload" enden. Wenn ich von jedem mit dem ich an einem Tag zu tun hatte eine e-mail bekommen wuerde, dann wuerden da vermutlich locker 30-50 mails zusammenkommen. Und das soll ich auch noch alles lesen bzw verarbeiten?

Ob Weblogs dabei eine grosse Hilfe waeren kann ich schwer beurteilen, wenn ich taeglich 50+ Weblogs lesen sollte waere das auch schwierig. Vielleicht wuerde dadurch einiges an anderer Kommunikation wegfallen, wieviel ist Ansichtssache.

In der Firma wo ich arbeite haben wir mal alles "Weeklies" geschrieben. Die wurden vor einiger Zeit in "Monthlies" umgeaendert. Das sich der Informationsfluss dadurch verschlechtert hat kann ich nicht sagen.

Armin am 09.12.04 11:48 #
 

es gibt ganz praktikable Ansätze für Blogs. Ein Beispiel aus dem realen Leben einer IT Support Abteilung: 70 Mitarbeiter sind in drei Bereiche unterteilt. Die Mitarbeiter aus jedem Bereich müssen sich mit bestimmten, auf Ihren Arbeitsinhalt fokussierten Informationen täglich versorgen. Der erste Weg, um Zeit zu sparen, besteht in der Möglichkeit, dass ein Mitarbeiter aus der Gruppe den Infomanager spielt und alles Wichtige in einer Gruppenmail zusammenfasst und verteilt. Das Dumme an der Mail: Alle Infos stehen in der Mail und man muss sich als MA selbst seine Infos aus der langen Mail rausziehen. Zudem ist das Prinzip, eine Informationsmenge X an alle zu pushen, höchst fragwürdig, da die Info x-fach redundant abgelegt wird, statt einen zentralen Speicherplatz zu wählen.Ausserdem: Sobald ein Fehler oder Fehlinfo vorliegt, muss der Infomanager eine korrigierte Mail raussenden. Das nervt angesichts der bestehenden Infomailflut eh jeden.

Ein Blog ist hierbei recht einfach: Die Informationen werden gruppiert und jede Infogruppe bekommt einen Blogeintrag (gleichzeitig eine Katgeorie). Vorteil: Ein Zentraler, immer wieder abrufbarer Ort, schnell auffindbar. Auch für Kollegen, die länger ausser Haus sind oder in Urlaub. Die müssen dann nämlich nicht mehr aus 450 Mails die wichtigen Infomails rausfischen (Filter benutzen in Mails die wenigsten), sondern holen sich das aus dem Blog und erfahrten möglicherweise über die Kommentierungsfunktion wichtige Zusätze/Korrekturen.

Der Unterschied beim obigen Infoverteilungsschema zwischen einer Mailverteilung und einem Blogsystem hört sich nicht gross an, doch in der Praxis sind die Unterschiede spürbar. Gerade das multilaterale Kommunizieren über Blogkommentare entspannt die Nerven der mailgeschädigten Mitarbeiter, die von der Kommunikation inhaltlich nicht betroffen sind und sonst von Mails auf Mails erschlagen werden.

Robert Basic am 09.12.04 12:14 #
 

Aus dem Bericht von Kristian hatte ich nicht den Eindruck, dass es dort ein Information Overload Problem geben würde. Im Gegenteil: Er schreibt ja man bekäme jetzt "mehr mit". Das Blog kann man wahrscheinlich auch besser überfliegen als eine Sammlung Mails. Interessant wird's, wenn das weiter raufskaliert. Vielleicht muss man dann doch auf einzelne Blogs und Newsaggregation wechseln oder noch ausgefeiltere Filterungsmöglichkeiten einbauen.

Martin Röll am 09.12.04 12:16 #
 

Ich habe das immer das Bild einer Bank vor Augen, da ich dort einen kleinen Einblick besitze. Umsatzziele etc. werden regelmäßig per Ausdruck gemeldet bzw. bei einer gemeinsamen Sitzung analysiert. Mir kommen da vorallem bei Bankern Bedenken, da die meisten bei meiner Beispielbank älter als 45 sind und ich nicht glaube, dass eine allgemeine Begeisterung aufkommen würde, wenn man jetzt das ganze elektronisch melden muss und man dann mit Newsreadern etc. herumlesen kann. Da stoßen die neuen Dinge wie PDA's und digitale Kalender schon auf einen gewaltigen Widerstand. Jüngere Arbeitskräfte sind nun einfach deutlich flexibler in diesen Dingen, ganz allgemein betrachtet.

Philipp am 09.12.04 12:25 #
 

es hängt bei Bänkern von der Position ab: Je klassischer der Bänker ist und je höher in der Position, desto weniger Zeit verwendet man, um am Computer zu sitzen. Das ist mE auch nicht das grosse Zielpublikum für IT, wenn es um die Nutzung geht, da IT nicht im Zentrum der Tätigkeit steht (höchstens die F5 Taste für den minütlichen Abruf der eigenen Millionenkonten, kein Scherz...). Allerdings hat sich ein in den letzten Jahren ein radikaler Wandel vollzogen: "Ältere" Bänker wirst Du in mittleren Positionen nicht mehr so häufig antreffen. In Spitzenpositionen manchmal auch nicht mehr. Ich würde mich nicht täuschen lassen vom allgemeinen Pauschalbild eines Bankmanagers. Alle haben mehr oder minder den Nutzen und die Tragweiter der EDV kapiert, auch wenn sie die Kosten immer wieder bemäkeln :-) In der Bank, wo ich gearbeitet hatte, war es normal, für fast 2 MRD Euro HW und SW einzukaufen, jährlich. Was heisst das aber für Blogs?

Man sucht händeringend nach Lösungen, die die Infofluten kanalisieren, auch wenn bestimmte Budgets dafür nicht freigemacht werden. Blogs haben einen gewissen Vorteil hierbei: Sie bauen nicht auf durchgestylten Strukturen und Projekten auf, sie basieren nicht auf grossen, unhandlichen Systemen. Wenn die Vorgaben der Firma es zulassen, könnten sich Blogs ebenso grasrootartig ausbreiten, wie Intranethomepages vor 5-7 Jahren. Wenn nicht, dann ... die Mühlen der Zentralen mahlen langsam ...

Robert Basic am 09.12.04 12:41 #
 

Das mit dem Pauschalbild von Banken trifft zu, ältere Mitarbeiter werden schnell einmal versetzt, junge Kräfte sind in Führungspositionen gefragt. Aber um beim Thema zu bleiben, wieder zurück zum Informationsfluss bzw. zur Anwendung von Weblogs.

Weil ich da gerade lese, dass die Entwicklung von Intranets mit denen von Weblogs durchaus vergleichbar ist bzw. sein wird: Gibt es derzeit wirklich schon eine Lösung, die Weblogs so integrieren lässt, dass keine komplizierten und hochkomplexen Systeme notwendig sind? Also ich meine damit jetzt, dass nicht eine Blogplattform wie 21publish geschaffen wird und daneben noch eine andere Lösung läuft. Eine richtige All-in-One Software würde man da brauchen - nur kenne ich derzeit keine. Oder wie sieht das derzeit in Unternehmen aus? Laufen da zwei, drei Movabletype-Systeme und daneben noch alles andere? Wäre mal interessant, das zu wissen ;)

Philipp am 09.12.04 13:25 #