19. August 2004

[ English , Knowledgework und PIM , Software , TabletPC ]

Working On- and Offline

Lilia Efimova got a TabletPC. She writes:

I guess I have to change from my usual "everything web-based" style, that works well with different computers that do not move, into something else that gives a space for a machine that can travel with me and is not online all the time.

That is something that was the hardest part for me when I got my Tablet and something I still struggle with sometimes.

The Tablet gives you the possibility to work in a multitude of places where you wouldn't usually work digitally. Meetings, trains, cafés, the park, the river bank - all are places where your data and your digital thinking tools become available. This means that you can use digital tools such as the "Journal"-Application (basically a digital notebook to scribble and draw things into by hand) or Mindmapping-Software much more than before. This is great if you stick to the device but it is a problem if you use many webbbased tools too.

I use this Weblog, a Linkblog, a Photoblog and a Wiki to organise my things (besides E-Mail and Instant Messaging). All of them are not accessible when I am not online and when you are travelling or just carrying your Tablet around a lot you are offline often.

I still haven't found a good way of synchronising my online- and my offline-data. Mindmaps are nice but I would like to share and hyperlink them. My Linkblog is full of useful things but I cannot access them when I am offline. I would like to be able to read my weblog's archives when I am sitting on a train, but they are far away.

I solved one problem I had: The one of synchronising my Wiki. I use a Wiki as a personal "Intranet": It sits on the Web, on my server but is password protected. Only me and some of my co-workers can access it. For most of my consulting, writing and speaking work and for personal thinking it is an essential tool. When I was travelling I could not access it, so I installed XAMPP (a full featured Apache Webserver with a MySQL-Database, Perl, PHP, phpMyAdmin and everything that you could wish for that I cannot praise enough. Installation takes 5 minutes - it's a joy.) and my Wiki-Software (a modified version of WackoWiki) and mirrored the database from my webserver on the web to the one now running on the Tablet. (This is still a manual process and I could probably script it but I am too lazy to do that.) This way I can "take my Wiki with me" and navigate and edit it when I am offline. Problems can arise when there a parallel edits (one of my co-workers edits a node that I have edited offline too) but that seldom happens, and can be solved by manual syncing. The local Wiki is extremely responsive too.

I wonder how Personal Information Management Software will develop in the future. How are we going to cope with the different spaces we are in and the accessibiloty of our online and offline data? Shall we just put everything on the web and hope for permanent broadband connectivity anywhere? (Nice idea, but how are you going to survive the next five years while this is not an option?) How are you managing your data? Where do you keep it? How do you make it accessible, for you, for others?

(If your story is long and you don't want to post it as a comment do email me! I can put together some of your writings in a seperate entry or republish your story as an own article if you like.)

Trackbacks sind Links von anderen Weblogs auf diesen Eintrag.

Martin picks up my yesterday's note about need to change

Mathemagenic: Synchronising online and offline personal data (20.08.04 11:41)

Martin Roell writes about the dilema of being on- and offline with his TabletPC.  This is related to my earlier post about putting a knowledge centre on an USB memory key. ...

View from the Isle by Larix Consulting: Another simple server to try (21.08.04 20:24)

Lilia Efimova (fresh from her trip to Moscow) writes..... Martin picks up my yesterday's note about the need to change my usual "everything web-based" working style since I got TabletPC and explains his struggles and solutions for synchronising on...

Marc's Voice: On-line or Off? (23.08.04 13:23)

Why I Bought a TabletPC(en) ist die Beschreibung der Verwendung eines TabletPC. Bereits mitte der 90 war die...

A2O — Business pur: Warum ein TabletPC eine gute Wahl ist (25.08.04 13:51)

 

das trifft genau mein problem und ich habe bisher keine einfache loesung für mich gefunden. habe deshalb keinen eigenen weblog, weil mir bisher noch kein system zusagte. fuer einfachen text und bilder gibt es ja genug möglichkeiten. will allinclusive und ich bin bei snipsnap stehen geblieben: ich installiere das ganze auf meinem laptop, hab einen webserver eingerichtet und wenn ich lust auf online habe, nehm ich eine dynamische dns. aber eigentlich brauch ich das ständige online sein nicht. reicht doch, wenn ich bestimmte einträge, die ich gern offen diskutieren will, veröffentliche. gibt es kommentare, dann kann ich die in mein offlinesystem downloaden. will sagen, ich brauche etwas, womit ich up- und downloads händeln kann. im grunde finde ich das prinzip dieses snipsnap-blikis genial, aber es ist einfach zu umständlich und steif im handling in bezug auf individuelle anpassungen und überhaupt einen eintrag zu erstellen fand ich sehr nervig. schade, das wärs für mich gewesen. wenn ich nicht bald was finde, mach ich mir mein eigenes system. (hab aber leider keine zeit :o(
vielleicht bekomme ich ja einen bedarfsorientierten tipp - würde mich freuen, was der markt vorschreibt, ist mir egal.

uta kleffling am 19.08.04 22:18 #
 

Martin,
there are some comments piling up at my post, make sure you take a look...

Lilia am 20.08.04 14:32 #
 

Alles, was ich zum mobilen Arbeiten brauche, ist (neben Moleskines, Bleistift und Kuli) mein Powerbook mit eingebauter Airport-Extreme-(802.11g-)Karte. Zur Lokalisierung von WLAN-Hotspots oder wenn keiner da oder zu lahm ist, nutze ich eine UMTS-Karte, die automatisch auf GPRS switcht, falls kein UMTS-Netz vorhanden ist (und notfalls sogar auf GSM). So kann ich eigentlich immer und überall online gehen bzw. ins Intra- oder Extranet. Mit einem Reserve-Akku (sehr schön: Powerbook-Akkus lassen sich im laufenden Betrieb auswechseln) komme ich so auf sechs bis acht Stunden Betriebszeit, falls mal keine Steckdose vor Ort sein sollte.

Während unser Extranet eine reine webbasierte Fremdlösung ist, setzen Teile des Intranets u.a. auch auf pMachine Pro mit Multi-Weblogs auf (bin ich nicht glücklich mit, aber damals wie heute kannte ich mich mit Wikis nicht aus). Das ist auf unseren mobilen Rechnern gespiegelt und so auch »offline« verfügbar. Als Webserver läuft bei mir Apache mit MySQL, PHP & Co. und zusätzlich ein WebDAV-Server für Kollaboratives. Und unter Mac ist SubEthaEdit der Editor, um gleichzeitig über Netzwerk oder Internet Textdokumente zu bearbeiten.

Seit Office 2004 habe ich »Entourage« (wahrscheinlich das Beste, was Microsoft jemals veröffentlicht hat) als PIM-Ware wiederentdeckt. Es hat ein wirklich herausragendes Projektcenter für Workgroups, bayes-basierende Spam-Filter, ist schnell und stabil, kann (Projekt-)Daten auf dem WebDAV veröffentlichen und sich vollwertig in Exchange-Umgebungen einklinken.

Blöderweise synchronisiert Entourage nicht die gesendeten Mails zwischen Powerbook und meinem Desktop-G4. Also helfe ich mir ganz unelegant so, dass ich BCCs an mich schicke, wenn ich unterwegs Mails verfasse. Kennt jemand hierfür eine Lösung?

Als weitere Austauschmedien nutze ich einen USB-Stick, Bluetooth, CD-RW – und meine DV-Cam: Falls es mal richtig viel sein muss, passen innerhalb anderthalb Stunden via Firewire, DV-Backup und Drag & Drop bis zu 16 GB Daten auf ein ganz ordinäres, winziges 60-Minuten-MiniDV-Tape.

Letzten Endes unterscheide ich kaum zwischen Online und Offline. Wenn ich mal nicht online gehen kann, gibt es i.d.R. was anderes zu tun. Oder ich genieße das Offline-Sein einfach – dann gerne ohne jegliche Technik.

Marcus Völkel am 20.08.04 19:34 #